Comment organiser une balade ou un rallye?

Voici un article venant d'un site parlant de la marque Triumph, il explique trés bien comment organiser une balade ou un rallye!

BON A SAVOIR : 2004 - UN RALLYE ? MAIS C'EST TRES SIMPLE
UN RALLYE ? MAIS C’EST TRES SIMPLE
Texte écrit par Marc BERTELS
(paru dans la revue numéro 101 en septembre 2004)

Chaque année, le Belgian Triumph Club organise, par le biais de ses membres ou de personnes faisant partie du Comité d’Administration, des rallyes touristiques en Belgique et à l’étranger.

Ces activités peuvent être proposées à n’importe quel moment de l’année mais pour d’évidentes raisons météorologiques, les mois d’hiver sont évités et consacrés à d’autres manifestations tels le « Dîner annuel du Club » et l’ « Assemblée Générale » .

L’organisation d’un rallye d’un jour peut paraître à certains une montagne tellement insurmontable qu’ils préfèrent ne même pas concevoir la première case du road-book. Et pourtant…
Et pourtant, ce n’est pas si compliqué !

Quelques conseils, une région en tête, un musée à visiter ou une activité hors du commun, un resto pour le p’tit déj., un autre pour le dîner… et le tour est joué.
Oui, enfin pas tout à fait… mais presque.

Vous êtes candidat pour organiser un rallye ? Vous désirez nous emmener dans une région superbe et ignorée du B.T.C. ? Génial !

Suivez les quelques règles ci-dessous, demandez-nous notre aide, osez et tout se passera à merveille.

Cela peut paraître paradoxal, mais le plus difficile dans l’organisation d’un rallye n’est pas le road-book, ni le « cadeau souvenir » (qui n’est d’ailleurs nullement obligatoire), ni la région à sillonner, ni le choix d’une visite ou musée, etc… mais bien de trouver un restaurant pour le petit déjeuner et le repas.
En effet, il n’est pas évident de dégoter des endroits pouvant accueillir en bloc entre 40 et 150 personnes (si pas plus encore) pour un repas et cela à un prix démocratique.
Votre « top priorité » sera donc avant toute autre chose la recherche des restaurants.

Ensuite, et ceci est toujours fort apprécié (pas obligatoire mais vivement souhaité), vous choisirez une activité afin d’agrémenter votre balade. Par exemple : visite d’une musée, promenade en bateau, descente dans une grotte, balade en train à vapeur, à cheval, à vélo, en mongolfière, en sous-marin, en hélicoptère, etc…

Vous avez le resto pour le petit-déjeuner, celui du repas de midi et votre activité est déterminée ? Alors, il ne vous reste plus qu’à programmer votre journée.

L’organisation de votre journée sera de votre seule responsabilité. Néanmoins, l’expérience aidant, il faut bien avouer qu’une journée « type », en tout cas celle qui recueille le meilleur accueil, est constitué de la façon suivante :

 Accueil des participants vers 9h00 pour le petit-déjeuner
 Départ pour une première boucle vers 10h00
 Arrêt « apéritif » vers 11h30
 Départ de la deuxième boucle vers 12h30
 Arrêt « visite » vers 14h00
 Départ de la dernière boucle et arrivée à destination pour le dîner

Ceci dit, ce modèle n’est nullement une obligation. Libre à vous d’organiser votre journée autrement. Vous restez toujours le maître de cérémonie.

Et les « P.A.F. » dans tout ça ?
C’est quoi les PAF ?
Les PAF, ce sont les « Participations Aux Frais ».
Comment sera calculé le coût du rallye ? Combien coûte un resto ? Quel est le prix d’un petit-déjeuner ? Et pour le souvenir ? Etc …

Ces questions sont en effet importantes car elles vont conditionner le coût du rallye et pourraient influencer négativement la participation de certains qui n’auraient pas les moyens financiers au cas où les PAF seraient trop élevés.

Les PAF seront l’addition du / de la :
o plaque rallye (une par voiture et non pas une par participant)
o cadeau souvenir éventuel (un par voiture également)
o road-book (un jeu de photocopies par voiture)
o petit déjeuner
o dîner
o visite éventuelle
Veuillez tenir compte également du coût du/des lot(s) éventuel(s) au cas où vous organisez un jeu concours (questionnaire, jeu d’adresse, déguisement, …)

Récapitulons maintenant :
• Vous avez l’accord du Comité d’Administration pour l’organisation de votre rallye ;
• De commun accord avec le Comité d’Administration, vous avez fixé une date dans le calendrier du Club pour cette activité ;
• Vous en connaissez le coût ;
• Vous avez choisi les restaurants et les avez réservé ;
• Il ne vous reste plus qu’à … dessiner votre « road-book »

C’est quoi un « road-book » ? C’est tout simplement l’itinéraire que devront suivre scrupuleusement les participants à votre rallye.
Il en existe de nombreux de styles, parfois fort différents.

Le modèle classique est intitulé le « Fléché ».
Il consiste à tracer dans un réseau de cases numérotées (afin d’indiquer l’ordre de lecture) chaque carrefour nécessitant ou ne nécessitant pas un changement de direction.

Un autre modèle pourrait être appelé le « narratif ».
Il s’agit d’un texte explicatif du style :
- tournez à droite, direction Namur
- au carrefour suivant, prenez la « rue Emile Zola »

Si vous avez de l’imagination, vous pouvez utilisez un style « narratif imagé »
- n’allez pas aux poules (cela signifie que vous ne devez pas prendre la route menant à une ferme où il est indiqué « vente d’œufs frais »)

Si vous avez un talent de dessinateur, pourquoi ne pas faire une bande dessinée ?

Dernier exemple : le « parcours photographique »
Ici, en utilisant un appareil numérique, vous imprimez toutes les photos du parcours en y indiquant clairement les changements de direction.

Bien sûr, cette liste n’est pas exhaustive. Vous pouvez laisser libre cours à votre imagination afin de nous concocter un road-book de votre composition. Ce ne sera que plus apprécié.

Je me permets néanmoins d’insister sur un élément capital : si vous établissez un road-book compliqué, vous risquez de décevoir bon nombre de personnes. Pensez aux co-pilotes qui ont la lourde responsabilité de décrypter vos hiéroglyphes et qui se feront engueu… par le conducteur qui se serait perdu.

Mais si néanmoins, un road-book « pur et dur » est votre volonté, par pitié, indiquez-le dans votre invitation. Mieux vaut prévenir que guérir.

Dans tous les cas, il faudra néanmoins tenir compte d’une règle d’or :

Un rallye touristique a pour but de réunir autour d’une même passion des personnes qui souhaitent passer une journée agréable avec leur Triumph. Ceci sous-entend que chaque personne, conducteur ou accompagnant, vient avec la volonté de s’amuser, de rigoler, de discuter, de boire un verre, de manger correctement et de repartir avec d’excellents souvenirs plein la tête.

Le but n’est donc pas de rouler, rouler et encore rouler mais bien de se divertir agréablement.
En conséquence, mieux vaut un petit parcours avec d’agréables moments de détente et de convivialité que de parcourir des centaines de kilomètres et avoir juste le temps de dire bonjour & au revoir à chacun.

Et maintenant ? Vous sentez-vous d’attaque pour nous préparer un rallye ?

A très bientôt sur les routes du Royaume et au-delà.

Je pense que ça résume bien le tout!
Ca sera la même chose pour le BGO, chacun peut consevoir un ralye ou une balade et en concertation avecle staff, le proposer sur le forum.

tres bonne explication
l'apero a 11h30 ca c bien
c vrai que dans tous ca le plus dure est de trouvez ou mange...
le reste c super facile


avis perso, y aura quand meme des sous a debourse pour cette balade.
les plaques du rallye les road book etc...
a mon avis vaux mieux essaye d'organise un meeting ou vendre des trucs pour recolte des sous...?
puis dans tout ca y a aussi les participants...
reservation obligatoire serai la meilleur chose a faire.

enfin je c que je vois un peux tout negativement (ca va marche ou pas,va y avoir du monde...)
mais bon vaux mieux prevoir...
quand tu vois deja le nombre de gens qui participe ici,on est quand meme pas beacoup...
donc le mieux serais un meeting pour commence,et attendre un peux que belgian golf one se fasse connetre un peux plus...

Le problème d'un meeting c'est que ça coute assez chère, qu'il faut avancer l'argent avant sans être sur de rentrer dans ses sous.
Alors qu'une balade ne coute rien fondamentalement car les gens s'inscrivent a l'avance avec versement des frais de participation.
La première balade servira a nous connaitre et a jauger le nombre de personne que ça interresse.
Bref organiser une première balade qui ne demande pas trop de frais pour les participants!

Nous devons voir cela avec Chatrélie et BM courant de la semaine prochaine.

de toute facon moi je vous suis